Pokladní systém Profi POS

Popis řešení

ProfiPOS je samostatná aplikace, která má vlastní databázi. Systém je zejména vhodný pro Offline provoz poboček v rámci maloobchodní sítě. Předpokládá se využití ERP Software Altus VARIO na centrále, kde probíhá správa Zákazníků, Katalogu, Ceníků a zejména zaúčtování dokladů pořízených na pobočkách. Data z jednotlivých pokladen se ukládají do databáze prodejny (pobočky) a ta se synchronizuje s centrální databází ProfiPOS. Propojení s databází IS Altus VARIO je zajištěno pomocí plně konfigurovatelné aplikace. Zákazník si může zvolit, zda chce denní pohyb v pokladně a ve skladu zaúčtovat jedním-souhrnným dokladem, nebo zda využije přenosu dokladů po položkách. Architektura je odolná proti výpadkům vnitřní sítě a internetu. Každá z pokladen je schopná pracovat samostatně (při obnově sítě se data sesynchronizují).

Hlavní výhody aplikace ProfiPOS

• Offline provoz odolný proti výpadkům sítě (vnitřní i internetu)
• Obousměrná konfigurovatelná synchronizace s IS Altus VARIO
• Široké možnosti kombinace platebních metod (hotovost, karty, poukázky, bezhotovostní platba, dárkové šeky, kreditní systém)
• Možnost odložit („zaparkovat“) doklad
• Příjem / Výdej zboží
• Lokalizace ovládání vázaná na přihlášeného pokladníka
• Cenová politika – akční ceníky
• Možnost měnit rozložení, vzhled ovládacích tlačítek a konfigurace klávesových zkratek
• Vkládání produktů pomocí fulltextové vyhledávání ve více polích
• Dynamický výpočet skladové zásoby (možnost prodeje „do mínusu“)
• Jednoduchý docházkový systém
• Možnost rozšiřovat funkčnost Doplňky
• Přenos dokladů z centrály na jednotlivé pobočky (např. rozpracované výdejky z centrály se transformují jako příjemka na pobočku)
Připravujeme
• Věrnostní systém
• Zakládání zakázek (např. využití při objednávání zboží – zaplacení zálohy) a jejich přenos na centrálu
• Přenos obrázků k produktům
• On-line zjištění skladové dostupnosti produktu na jiné pobočce

Hlavní obrazovka

V seznamu položek jsou rovnou zobrazeny důležité informace o produktu, jako Katalogové číslo, Dodavatel, Množství skladem a také Varianta (ekvivalent k množstevním skupinám ve VARIU). Červeně označené položky jsou pod stavem skladu.

Zobrazení seznamu položek je možné přizpůsobit zvyklostem či požadavkům konkrétního zákazníka - konkrétně se jedná o prohození zobrazení pole Produkt a Popis nebo jinak uspořádané řádky.

Uživatel může změnit rozložení, barvu a popisky tlačítek. Rozložit je může hned do několika vrstev. Ovládání je přizpůsobeno použití dotykového terminálu.

Vyhledání produktu

V základní obrazovce je program připraven na zadání jakékoli informace o produktu z katalogu, může to být čárový kód, pole produkt, popis, katalogové číslo nebo třeba hlavní dodavatel. Poté se zobrazí okno, ve kterém jsou všechny produkty, které vyhovují této podmínce. Produkty jsou seřazeny podle váhy, která je jednotlivým polím v katalogu přiřazena. Zadáním dalšího kritéria se výběr zúží. Takto je možné výběr filtrovat opakovaně. Pokud bude zadán chybný filtr, lze hledání opakovat stisknutím tlačítka „Nový výběr“.

Podobně bude možné vyhledat produkt dle ceny. Po stisknutí tlačítka „Vyhledej dle ceny“ se výběr omezí na seznam produktů s danou cenou (porovnává se s výchozím ceníkem). Dále je možné seznam omezit zadáním dalšího kritéria, jako je např. Dodavatel. V případě, že je nalezen pouze jediný produkt, který vyhovuje dané podmínce, je rovnou vložen na doklad.

V okně s vyhledanými produkty i přímo k položce na dokladu je možnost zobrazit podrobnější Informace (viz. obr. 1) k produktu a možnost založit produkt Nový. Podrobnější Informace jsou veškeré relevantní údaje z katalogu a stav skladu. Stav skladu se počítá průběžně z vystavených dokladů, to znamená, že je umožněn i prodej do ‚mínusu‘.

Zadání množství

Množství jde měnit pomocí jednoduchého zadání numerickou klávesnicí do vyhledávacího okna. Např. „2+“ zvýší množství o dva kusy. Stejně funguje i znak mínus. Zadáním „16*“ se množství změní na 16 ks. Druhou možností je použití funkce pro Zadání množství. Spouští se buď nastavenou klávesovou zkratkou nebo tlačítkem, čímž se pustí ‚kalkulačka‘ na zadání číselného množství i na dotykové obrazovce.

Vložením stejného produktu vícekrát na doklad se nepřidává další řádek, ale mění se množství u položky s daným produktem. Pokud bude třeba množství rozdělit, bude to možné zadáním čísla a lomítka do vyhledávacího políčka, např. ve tvaru „2/“, tím se oddělí dva kusy a založí se jako nová položka v dokladu. Na takto oddělené množství bude např. možné aplikovat slevu.

Zadání ceny

Při vložení produktu, který má ve výchozím ceníku nulovou cenu, se zobrazí okno pro manuální zadání ceny. Tímto způsobem lze vložit na doklad například poplatek za dopravu (nebo jinou položku se zdanitelným plněním, u které je nutno zadat cenu až v okamžiku prodeje). U ostatních položek lze změnit cenu zadáním slevy (při zobrazení slevy na účtence bude vidět i v tomto případě, kdy se bude jednat jen o úpravu ceny ne o poskytnutí slevy).

Zadání slevy

Jednotlivým položkám lze přiřadit slevu (viz. obr. 3), která lze zadat buď novou jednotkovou cenou, procentem nebo částkou. Slevu na celý doklad lze zadat buď částkou slevy nebo procentem slevy, do databáze se vkládá informace zda šlo o slevu procentuelní či nikoli, pro vyhodnocování slev při vracení zboží (viz. obr. 2). Po potvrzení slevy se přepočtou ceny položek resp. položky nebo celého dokladu. Zadáním slevy na doklad se sleva aplikuje na koncovou sumu dokladu. Zadáním slevy na položku se sleva aplikuje u této položky. Lze tedy úspěšně kombinovat slevy položkové a na celý doklad.

Zadání sériového čísla/množstevní skupiny

Množstevní Skupiny se zde řeší již na úrovni synchronizace katalogu, kdy položky z IS Vario s množstevní skupinou jsou zavedeny do katalogu POS Prodejny vícekrát, konkrétní položka množstevní skupiny se vkládá k danému produktu do pole Varianta.

Výběr firmy

Doklad lze vystavit na konkrétní firmu. Pokud má firma v adresáři definovanou slevu nebo vlastní ceník, budou tato nastavení použita pro načtení cen. V případě slev se tato sleva aplikuje i na stávající položky, takže se tím přepíší případné slevy zadané před vložením firmy. V případě individuálního ceníku firmy se ceny produktů neuvedených v tomto ceníku načítají z ceníku výchozího. Při přenosu dat z Varia se na základě individuálního nastavení dle zadaných údajů v kategorii firmy nastaví, zda je daná firma dodavatel nebo/a odběratel. V modulu Prodejna by se při výběru firmy na doklad zobrazovaly jen odběratelé. V modulu sklad na příjemky zase jen dodavatelé.

Platba

Po zadání všech produktů dochází na placení. Program umožňuje použití různých platebních metod v různých kombinacích. Pro plnou platbu hotově nebo kartou se zobrazuje zjednodušený dialog na zadání částky a typu karty. Pro kombinovanou nebo jinou platební metodu se zobrazuje kompletní dialog (viz. obr. 4). Pro platbu v € se zobrazuje pomocné okno pro zadání částky v €, tato částka se přepočítává posledním aktuálním kurzem zadaným v nastavení POS Prodejny. V případě platby v € se vystavuje doklad do speciální knihy, aby šlo zjistit zůstatek zvlášť v Kč a zvlášť v €. Částečná platba v €, zbytek v Kč není technicky možná. Po potvrzení dialogu se potvrdí prodejní doklad a vytiskne se účtenka.

4 – Úhrada dokladu kombinovaně

Vrácení zboží

Zboží lze vrátit pomocí funkce Vratka, která zobrazí jednotlivé doklady, které vyhovují zadaným kritériím (období od – do, nějaká informace o dokladu a/nebo produktu, … - viz. obr. 5). Vrací se vždy konkrétní zboží z konkrétního dokladu. Vrácení zboží lze kombinovat s prodejem (nebo výměnou), tj. zadat zboží na vrácení na stejný doklad jako zboží ostatní pro prodej.

5 – Vyhledání dokladu a produktu pro vrácení zboží

Vrácení zboží bez vazby na původní doklad se provádí pomocí funkce Vrátit položky. Po zadání položky/položek se pustí tato funkce a ta zařídí vrácení buď aktuální položky, nebo všech.

Příjem / Výdej hotovosti

Příjem hotovosti do pokladny (např. při převodu z banky) se provádí buď nastavenou klávesovou zkratkou nebo tlačítkem. Příjem hotovosti vytváří speciální doklad typu „Příjem hotovosti“. Nejčastější použití výdeje hotovosti je pro odvod tržeb do banky. Stejně jako u příjmu se zadává buď klávesovou zkratkou nebo příslušným tlačítkem a vytvoří speciální doklad typu „Výdej hotovosti“. Vydávaná hotovost se může skládat i z poukázek a šeků.

6 – Výdej hotovosti

Vrácení DPH

Při vývozu zboží mimo EU a do EU pro plátce DPH mohou zákazníci žádat vrácení DPH. Při vracení DPH je nutné nastavit místo plnění celého dokladu, čímž se dá nastavit DPH 0%. Bez DPH jsou doklady s místem plnění EU – plátce DPH a Ostatní, tj. mimo EU i interní doklady (viz. příjemky).

7 – Vlastnosti dokladu pro vrácení DPH

Uzávěrka platby

Funkce Uzávěrka platby slouží k zobrazení a tisku informací o utržených penězích v jednotlivých platebních metodách za zadané období od - do.

Uzávěrka pokladny

Funkce Uzávěrka pokladny slouží k zobrazení a tisku informací o prodejích a utržených penězích v jednotlivých platebních metodách, o příjmu/výdeje hotovosti v jednotlivých platebních metodách a také celkový stav pokladny v jednotlivých metodách, tj. součet položek platebních z předchozích údajů.

Přehled

Funkce Přehled trvale ukazuje stav pokladny ve spodním stavovém řádku a to samostatně v hotovosti, kartou, ostatní a celkem.

Tiskové výstupy

Pomocí univerzálního nástroje pro generování statických tiskových výstupů bude možné definovat téměř libovolné tiskové výstupy. Pomocí tohoto nástroje se budou např. tisknout informace o produktech pod stavem skladu, na základě tohoto výstupu se pak budou vytvářet příjemky na chybějící zboží. Další možnost využití bude při tisku „výdajovky“ (tj. výdeje neprodaného zboží), která bude zasílána na centrální sklad spolu se zbožím. Na tomto tiskovém výstupu je potřeba uvést políčko s KSP pro jednodušší dohledávání místa zboží ve skladu; pole KSP je uloženo v poli Údaj 1.

Parkování dokladů

V případě, že si zákazník svůj nákup ještě rozmýšlí o další položku, nebo platí kartou a tím ‚zdržuje‘ dalšího zákazníka, je možné takový doklad odložit, stisknutím tlačítka „Odložit doklad“, na vyřízení později a mezitím vytvářet doklad nový. Po dokončení tohoto nového dokladu se automaticky na předchozí nevrací, původní doklad zůstává odložený, dokud nedojde k jeho vyvolání uživatelem.

Přepínání uživatelů

V POS Prodejna může najednou pracovat několik uživatelů a každý může vytvářet svůj prodejní či jiný doklad. Přihlašování se provádí pomocí uživatelského jména a hesla.

Logování příchodů a odchodů uživatelů

Součástí modulu Pokladna systému POS je také funkce na evidování docházky prodavačů pro vyplácení odměn na základě odpracovaných hodin. Po příchodu a přihlášení uživatele do POS Prodejna se uživatel přes funkci pro Příchod přihlásí. A před koncem jeho pracovní doby a případně ukončení programu se přes funkci pro Odchod zase odhlásí.

Součástí funkce na logování příchodů a odchodů uživatelů je i možnost nadřízeným nějaké časové období vymazat, tato funkce bude mít využití, pokud nadřízený usoudí, že zaměstnanec po danou dobu dostatečně nepracoval, nebo se zapomněl odhlásit.